Ferramentas de Produtividade

O SEU MAIOR DESEJO é ver pouco – ou nenhum – papel espalhado na mesa de trabalho da sua equipe, espera que todos completem as suas tarefas dentro do prazo estipulado e anseia pela centralização das comunicações para que saiba o que cada um está fazendo.

Talvez, anos atrás, sonhar com isso poderia parecer absurdo. Porém, com as diversas ferramentas de produtividade disponíveis atualmente, inclusive de forma gratuita, isso tudo é real e acessível.

Aqui, vamos falar sobre algumas dessas ferramentas e suas funcionalidades.

TRELLO:

- Uma ferramenta de gerenciamento de projeto exibida em forma de cartões e listas. Simples de operar, é um software muito visual e intuitivo, promete resolver boa parte de seus problemas.

Pode ser acessado pelos principais navegadores e há a opção de app para mobiles.

Após um rápido cadastro, você convida os participantes (que também terão que se cadastrar) para um quadro no qual estará a lista de tarefas.

Exemplo: cria-se um quadro com o nome “Marketing” e convida para participar dele todos os integrantes dessa equipe (ou outras que podem colaborar com o projeto). A partir daí, você cria as listas de tarefas e pode especificar quem é responsável pelo quê; criar deadline; inserir tags informativas sobre o tipo de trabalho; chat para discutir/tirar dúvidas sobre o que está fazendo; e o principal, criar um checklist para que possa acompanhar o andamento de cada etapa da tarefa.

Por apresentar um visual versátil e ajustável conforme a necessidade de cada usuário, o Trello se destaca e cada vez mais e tem sido escolhido por quem quer eliminar a falta de organização na delegação e realização de afazeres.

GOOGLE CALENDAR:

- Para que os usuários possam realizar tarefas, adicionar compromissos e ativar notificações via e-mail, evitando assim a já conhecida difilcudade em agendar reunião, o Google Calendar vem com uma solução. Com a novidade, cada convidado da reunião pode sugerir um novo horário que seja melhor e, para não ficar confuso, o organizador poderá avaliar e aceitar as propostas de novos horários. Depois de criado, cada usuário poderá responder, confirmando a participação. Além disso, os convidados poderão ver a disponibilidade dos colegas, para então sugerir um horário que seja favorável para todos.

A visualização da programação cria praticidade e agilidade a sua agenda e faz com que seja fácil ver os compromissos que estão porvir, inclusive com imagens e mapas.

Ao receber um e-mail sobre um evento, como reservas em voos, hotéis, espetáculos ou restaurantes, o evento será adicionado à agenda automaticamente.

ONEDRIVE:

- É um serviço de armazenamento de arquivos – de vários formatos – oferecido pela Microsoft.

Devido o armazenamento ser feito em nuvem, é possível acessar os arquivos de qualquer lugar (com acesso à Internet) e de qualquer dispositivo seja telefone, tablet ou computador. E poderá continuar o que começou, independentemente de onde estiver. As alterações realizadas serão atualizadas em todos os seus dispositivos.

Substituto do antigo SkyDrive, o OneDrive tem as mesmas funções de seu antecessor, porém, com algumas melhorias.

O usuário pode ativar o backup automático das fotos feitas com smartphones no OneDrive. No momento que fizer o login pela primeira vez no aplicativo, é possível ativar esta funcionalidade e as imagens serão salvas no perfil do serviço automaticamente.

Além de salvar arquivos manualmente, arrastando-os para as pastas do serviço, ele ainda é compatível com diversos programas, para desktop e mobile, que transferem documentos direto para o OneDrive.

O serviço de armazenamento na nuvem da Microsoft é bem completo, multiplataformas e, gratuito, com 15Gb à disposição de qualquer um que se registrar com um perfil de conta Microsoft.

OFFICE 365:

- Um tipo de “assinatura” para utilizar os aplicativos do Office, entre outros serviços de produtividade no PC e/ou smartphone.

No plano para empresa, estão inclusos os serviços de webconferência do Skype for Business; Exchance Online, e-mail hospedado para empresas; e armazenamento em nuvem com o OneDrive for Business.

Muitos planos do Office 365 também incluem a versão da área de trabalho dos últimos aplicativos do Office, que os usuários podem instalar em vários computadores e dispositivos. A instalação completa dos aplicativos inclui: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher e Access (estes, disponíveis apenas em PC).

Com qualquer uma dessas ferramentas de produtividades (ou todas) você garante agilidade, precisão na troca de informações, atualização em tempo real.

Uma maneira de se manter a par de tudo o que acontece, organizar as suas ações e as de seus funcionários, se organizar e se antecipar às tarefas que devem ser cumpridas.

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Esse artigo foi desenvolvido por  Danilo Maia   | | Conheça a nossa página no Linkedin | http://www.quartaetapa.com.br